Gehouden op maandag 25 augustus 2003 in het achterzaaltje van de "Bonte Koe" aan de Broekweg 5 te Ouddorp, aanvang 20.00 uur.

Voorzitter J. van Koppen opende de vergadering met een hartelijk welkom aan het merendeel van de leden dat aanwezig was. Een speciaal welkom was er voor Dhr. G.J. Zonneveld die aanwezig was namens de schaakvereniging Stellendam. Voorzitter legde nadruk op het feit dat het bestuur, J. van Koppen als voorzitter, J. Grinwis als penningmeester, K. Tanis als algemeen bestuurslid en F. Troost als waarnemend secretaris incompleet de ledenvergadering voorzat door het overlijden van de secretaris Dhr. H. Soeteman op 19 februari 2003. Dhr. Van Koppen refereerde aan de grote verdiensten van Dhr. Soeteman en vraagt een moment ter overdenking aan in de vorm van twee minuten stilte. Na het uitreiken van de prijzen aan de prijswinnaars van de interne competities werden de notulen van de vorige ledenvergadering goedgekeurd door de ledenvergadering. Door Dhr. Troost werd bij het behandelen van de ingekomen stukken naar voren gebracht dat de RSB schaaktrainingen gaat organiseren waar een ieder baat bij kan hebben. Het bestuur geeft hierna een verslag van de activiteiten die plaatsgevonden hebben gedurende het afgelopen jaar, het volgende werd naar voren gebracht: 

Jeugdschaak:
F. Troost heeft aan een drietal leerlingen jeugdschaak gegeven in het seizoen 2002-2003 in het achterzaaltje van de Bonte Koe. Voor het nieuwe seizoen hebben er al een 12-tal nieuwe leerlingen zichzelf opgegeven en zullen de lessen in de sporthal "Dorpstienden" gehouden worden. F. Troost heeft een gesprek gehad in Poeldijk met de Provinciale Sportraad om mee te doen in het sportpas-project en er is tot deelname besloten. Ook wordt geprobeerd om het jeugddammen na een dertigtal jaren weer nieuw leven in te blazen. Adam van Huizen, Reinier van der Wende en Arie de Mik jr. zijn bereid om samen met F. Troost jeugdschaak/dam te gaan geven. Diverse toernooien buiten de interne competitie om: Het kerstsnelschaaktoernooi was wederom een succes met een leuke ambiance en is een traditie aan het worden. Dit seizoen was het zomerschaak en damtoernooi dat van start ging en dat kon zich na de opstart in een groeiend deelnemeraantal verheugen. Er werd door de ledenvergadering besloten dat de volgende edities door de club gedragen en gesteund zullen worden. Dhr. J. Santifort en Dhr. A. de Mik jr werden met name bedankt voor de inzet van het afgelopen toernooi. Aan de Flakkeese kampioenschappen werd heel verdienstelijk mee gedaan. Dhr. J. Santifort behaalde de derde prijs bij de schakers en bij de dammers troefde Wim van Schie iedereen af en ging er met de eerste prijs vandoor. 

SV Stellendam:
Door de voorzitter werd aan het begin Dhr. Zonneveld welkom geheten namens het bestuur als zijnde bestuurslid van SV Stellendam. In mei 2003 is er een vergadering geweest tussen Dhr. Troost van  Ontspanning en Dhr. Zonneveld en Dhr. C. van den Nieuwendijk van SV Stellendam tezamen met de RSB-coordinator M. Degeling over een eventuele samenwerking tussen de beide verenigingen. De situatie bij SV Stellendam is dusdanig dat over opheffing/tijdelijk inslapen van de club wordt gesproken. Het is de intentie van het bestuur van SV Stellendam om bij SV Ontspanning onderdak te komen. De bestuursvergadering van SV Stellendam waarin dit besproken gaat worden zal na de eerste competitieronde van Ontspanning gehouden worden. Dhr. G.J. Zonneveld geeft een heldere uitleg van de ontstane situatie. Besloten wordt door de ledenvergadering dat als SV Stellendam besluit zichzelf (tijdelijk) op non-actief te stellen de eerste competitieronde niet mee te laten tellen voor de competitie; dit om de "Stellendammers" niet al met een achterstand te laten beginnen; als Stellendam zijn activiteiten gewoon doorzet telt de eerste ronde wel mee voor de competitie. Er wordt tevens besloten dat als SV Stellendam bij Ontspanning komt er met twee teams in de RSB-competitie zal worden meegedaan.

Kascommissie:
Door Dhr. E. Santifort en Dhr. A. de Mik sr. wordt de kas en boekhouding die door de penningmeester ter beschikking wordt gesteld goedgekeurd. Voor het jaar 2003/2004 wordt als kascommissie Dhr. J. van Koppen en A. van Huizen gekozen met Dhr. P. Derrez als reserve. Besloten wordt om de contributie van 30 Euro voor de dammers en 45 Euro voor de schakers niet te verhogen; het batig saldo was voor 2002-2003 het bedrag van 229,67 Euro. Er stond op de lopende rekening een bedrag groot 440 Euro en op de spaarrekening was een saldo van 1.945 Euro Dhr. A. van Huizen wordt met name genoemd voor zijn deelname aan de Rabobank fietstour die hij zonder doping en alleen heeft volbracht. Bestuursverkiezingen: Door het overlijden van Dhr. H. Soeteman is het bestuur niet meer voltallig en ook aftredend voorzitter Dhr. J. van Koppen stelt zichzelf niet meer herkiesbaar. Door de ledenvergadering wordt besloten om waarnemend secretaris F. Troost tot secretaris te benoemen. Door het bestuur wordt A. de Mik sr. voorgedragen voor de vacante voorzittersfunctie. Dhr. A. de Mik sr. wordt unaniem door de ledenvergadering als voorzitter aangenomen. Voor de vacante algemeen bestuurslidfunctie wordt schaakster Mevr. W. Koole-Tanis voorgedragen en door de ledenvergadering aangenomen zodat het bestuur weer op volle sterkte is. Door de secretaris worden de nieuwe statuten die ter inzage hebben gelegen voor de leden nog ter sprake gebracht. Er zijn geen aanvullingen van de leden op de statuten en ze worden door de ledenvergadering aangenomen.